Adgang til indberetning

For adgang til blanketten for indberetning, skal der logges ind med MitID Erhverv, tilknyttet Lægehusets CVR-nummer. Læs mere og opret/administrer MitID Erhverv her.

Derudover forudsætter adgangen, at du som Søfartslæge og Lægehus er blevet oprettet af Søfartsstyrelsen i vores systemer. Det gør vi i forbindelse med din godkendelse.

Nu er du klar til at indberette lægeundersøgelse til Søfartsstyrelsen, for udstedelse af Sundhedsbevis

Blanketten for indberetning af lægeundersøgelser af søfarende findes her

For de af jer, som har medarbejdere, der ikke nødvendigvis skal kunne tilgå jeres digitale postkasse, så er der lavet vejledninger på nettet om hvordan I giver medarbejderne begrænset adgang se evt. her

I skal være opmærksomme på, at det kun er de oplysninger, der indberettes i form af blanketten, der sendes til Søfartsstyrelsen. Søfartsstyrelsen modtager ikke helbredsoplysninger eller fører journal over undersøgelserne.

(Du skal derfor forsat føre dokumentation af undersøgelsen, særskilt med indberetningen, dette opbevares i henhold til gældende regler om lægers journaliserings- og opbevaringspligt. Til støtte for dokumentation for indberetningen kan lægeattesten anvendes) 

Indberetningsblanketten udfyldes sideløbende med undersøgelsen, idet Sundhedsbeviset udstedes elektronisk, efter resultatet af undersøgelsen er indsendt til Søfartsstyrelsen.

Indsendelse af undersøgelsesresultat via VIRK.dk udløser automatisk udstedelse af et Sundhedsbevis fra Søfartsstyrelsen, som straks sendes til søfartslægens Digitale Postkasse, dertil også kopi af blanketdata for indberetningen.

Sundhedsbeviset printes på Søfartsstyrelsens bevispapir. Papiret kan bestilles ved henvendelse til Søfartsstyrelsen på soc@dma.dk

Indberetning af lægeundersøgelsen

Indberetning af lægeundersøgelsen er opbygget i de trin, der er beskrevet nedenfor.

NB: For personer uden cpr. nr. vil Søfartsstyrelsen ikke have vedkommendes oplysninger og derfor vil oplysninger om spærring eller tidligere undersøgelser ikke fremgå af systemet.

Der kan dog godt laves en undersøgelse af vedkommende, her skal oplysningerne om vedkommende så indtastes manuelt.

Søfartslægen

På første side fremgår søfartslægens oplysninger.

Søfarendes information

Indtast de søfarendes informationer, herunder nationalitet og identifikations dokumenter m.v.

Det vil fremgå af systemet, hvis den søfarende ikke må få foretaget en lægeundersøgelse.

Tidligere lægeundersøgelser

Det fremgår af systemet, om den søfarende har været til lægeundersøgelse tidligere, og hvorvidt den søfarende var fundet egnet til skibstjeneste evt. med begrænsninger. De tidligere begrænsninger, vil ligeledes fremgå af systemet.

Lægens vurdering

Indberet her om den søfarende vurderes egnet til skibstjeneste evt. med begrænsninger. Det er også her, du markerer, hvilke begrænsninger den søfarende evt. er underlagt.

Indsend

For at fjerne den lange ventetid, der opstår, når man indsender VIRK blanketten, har vi tilføjet et nyt trin i indberetningssystemet, der hedder (Indsend).

Under fanen Indsend dannes sundhedsbevis og følgebrev på forhånd. Det skal gøre indberetningsløsningen hurtigere.

Opsummering

Inden lægeundersøgelsen afsluttes endeligt, og resultatet sendes til Søfartsstyrelsen, så har du mulighed for at gennemgå resultatet af undersøgelsen ved opsummering af lægeundersøgelsen.

E-boks

Når lægeundersøgelsen er gennemført og indberettet til Søfartsstyrelsen sendes der automatisk et følgebrev til den søfarende, og et sundhedsbevis til søfartslægen, sundhedsbeviset underskrives og udleveres til den Søfarende.

NB: Hvis der er tale om udenlandske søfarende uden CPR, udleveres følgebrevet af søfartslægen.

Systemfejl

Hvis I oplever systemfejl, så kontakt Søfartsstyrelsen.

Selvom systemet ikke udsteder beviser grundet en fejl, så vil det være muligt, at udstedelse af bevis sker gennem Søfartsstyrelsen.

Her skal du indledningsvist kontakte Søfartsstyrelsen. Herefter aftales det mellem dig, som søfartslæge og den relevante sagsbehandler hvordan beviset udstedes og afleveres til den søfarende.

I det tilfælde anvendes en offline version af lægeundersøgelsen, som efterfølgende skal sendes til Søfartsstyrelsen, der indberetter dette i systemet og efterfølgende kan udstede beviset.

Efter login på virk.dk fremgår søfartslægens oplysninger på første side.

Du skal her sikre, at oplysningerne er korrekte inden du fortsætter undersøgelsen. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, så bedes du kontakte os.

Det er ikke muligt selv at rette i oplysningerne.

Her udfyldes den søfarendes informationer bl.a. søfarendes cpr. nr., samt oplysninger om adresse, stilling m.v. Der kan indberettes for personer med cpr. nr. og personer uden cpr. nr.

Hvis den søfarende er kendt af systemet hos Søfartsstyrelsen, gennem sit cpr. nr., så udfyldes felterne om navn, statsborgerskab mv. automatisk.

Obs.
Du skal som søfartslæge reagere, hvis oplysningerne, der udfyldes automatisk om den søfarende efter indtastning af cpr.nr. ikke er korrekte.
Løsningen herunder kan også med fordel anvendes, for søfarende der ikke findes i Søfartsstyrelsens systemer i forvejen, hvor der ikke returneres oplysninger efter indtastning af cpr.nr.

Dette kan hurtigt løses ved, at den søfarende, via sit MitID, logger ind på Søfartsstyrelsens selvbetjening for søfarende, https://seafarer.dma.dk, kan gøres på både pc og mobiltelefon.
Det kan også gøres i vores app "My Maritime" på iOS el. Android enheder.

Når de søfarende logger ind via MitID, opdaterer vi alle oplysningerne automatisk og med det samme, via CPR-registret. Derefter kan indberetningen startes forfra.

Det kan overvejes hvorvidt de søfarende skal bedes om, ved bookning af tid, at gøre dette inden de møder op til lægeundersøgelsen.
Denne løsning vil forhindre kendte problemstillinger og udfordringer, som forkert navn på bevis og manglende automatisk udstedelse.

 

 

Hvis den søfarendes tidligere lægeundersøgelser er registret i det nye system, så vil undersøgelserne fremgå her.

Tekstfeltet er desværre fastlåst i den viste størrelse, og vi har på nuværende tidspunkt ikke mulighed for at ændre dette. Vi håber det kan tilpasses fremadrettet, så der vises flere informationer i feltet.

NB: Det er ikke sikkert, at alle tidligere lægeundersøgelser fremgår af listen på nuværende tidspunkt. Derudover vil søfarende uden cpr. nr. heller ikke fremgå af listen.

Spærring af den Søfarende.

Hvis vedkommende tidligere er erklæret uegnet, eller hvis vedkommende er egnet med begrænsning, så vil vedkommende fremstå som spærret, det vil fremgå af teksten øverst på siden.

NB: Fjernelse fra spærrelisten sker alene efter samtale med Søfartsstyrelsen.

Herefter udfyldes de for sundhedsbeviset relevante felter.

I vurderingen skal der tages højde for den søfarendes egnethed til tjeneste i en stilling ombord på et skib. Du kan læse mere om dette i Søfartsstyrelsens vejledning om lægeundersøgelser

Hvis du vælger egnet med begrænsning, så åbner det muligheden for at vælge begrænsningen, se næste side.

NB: Du skal i øvrigt være opmærksom på, at datofeltet starter søndag og ikke mandag

Hvis I vurderer, at den søfarende er egnet med begrænsning, så angives begrænsningerne i tre kategorier; begrænsninger i arbejdsområde, i fartsområde eller i tid.

For fartsområde og arbejdsområde findes en række standard valgmuligheder, som automatisk angiver den korrekte begrænsning i Sundhedsbeviset.
I kan også selv skrive en begrænsning i feltet "Andet". Bemærk her, at der må ikke fremgå personfølsomme oplysninger, herunder konkrete helbredsoplysninger. Begrænsningen i fartsområde skal altid være en geografisk afgrænsning, og må ikke nævne et rederi, el. lign.

Hvis begrænsningen omhandler "Skikket til udkigstjeneste" angives "Andet" under "Begrænsninger i arbejdsområde".

Teksterne der skal indsættes på dansk og engelsk er: "Ej udkigstjeneste" og "No lookout duties". Begge står tilgængelige som "hint" og kan kopieres ind i felterne.

NB: Begrænsningerne er specifikke og må ikke indeholde helbredsoplysninger

Under fanen Generer dokumenter, dannes sundhedsbevis og følgebrev på forhånd. Det skal gøre indberetningsløsningen hurtigere.

På fanen finder du funktionen og knappen Generer dokumenter, der sikrer at Sundhedsbevis og eventuelt følgebrev hurtigt sendes frem til lægehusets eBoks

Når du har trykket på Generer dokumenter viser systemet, om Søfartsstyrelsen har modtaget data:

 

Det er vigtigt at du husker at afslutte indberetningen, ved at trykke Næste og videre til fanen Opsummering.

På næste side vil det fremgå nederst i opsummeringen, at Søfartsstyrelsen har modtaget indsendelsen i det foregående trin, men der skal altså stadig trykkes Send i dette trin.

Når Send er valgt, afsluttes VIRK-indberetningen, som den plejer.

 

Når vurdering er fortaget, vises der en opsummering af lægeundersøgelsen. Nederst på siden fremgår feltet send.

Anvend dette til at afslutte lægeundersøgelsen. Det vil fremgå af næste side, at blanketten er indsendt til Søfartsstyrelsen.

Sundhedsbevis og eventuelt følgebrev sendes til jeres e-Boks. Hvis den søfarende har cpr. nr. sendes følgebrev til den søfarendes egen e-Boks.

Husk at sundhedsbeviset skal udleveres til den søfarende. Hvis der er tale om en søfarende uden cpr. skal du, som søfartslæge, også udlevere følgebrevet til vedkommende.

 

Efter undersøgelsen

Når I har foretaget undersøgelsen og indsendt indberetning via systemet, så vil I modtage en mail på jeres tilknyttede e-Boks, som indeholder sundhedsbevis, følgebrev og en opsummering til arkivering.

Indsend

I opsummeringen vises det, at SFS har modtaget indsendelsen i det foregående trin, men der skal altså stadig trykkes Send i dette trin

Når indberetningen er sendt, modtages denne kvittering:

Efter indberetning er sendt via systemet.

Sundhedsbeviset er den søfarendes dokumentation for at kunne arbejde til søs. På sundhedsbeviset fremgår de oplysninger, som er nødvendige i forhold til den søfarendes arbejde til søs.

Sundhedsbeviset skal som nævnt udskrives på det af Søfartsstyrelsen fastsatte papir. Hvis du ikke har modtaget papiret, eller ikke længere har mere til rådighed, bedes du kontakte soc@dma.dk.

Denne ordning er midlertidig og vi forventer, at der vil komme en fuldt digital løsning på længere sigt.

Efter du har færdigbehandlet beviset, skal det slettes fra din digitale postkasse. Hvis beviset er bortkommet, er det alene Søfartsstyrelsen, der må udlevere et nyt eksemplar af beviset.

NB: Vær opmærksom på, at det hvide felt i sundhedsbeviset skal være nederst på siden.

Normal praksis for betaling af lægeundersøgelser

Betalingen for lægeundersøgelser skal som udgangspunkt afholdes for den søfarendes rederis regning.
I praksis kan det betyde, at lægen eksempelvis sender en faktura til den søfarendes rederi, at den søfarende har et firmakort, der betaler for undersøgelsen eller at den søfarende laver et udlæg mv.

Hvis den søfarende ikke er rederiansat, skal de selv betale for undersøgelsen, der derefter skal refunderes af den første arbejdsgiver de får.

Lægeundersøgelser betalt af staten.

Indberetning af undersøgelser der skal betales af staten
Visse kategorier af undersøgelser betales af staten. Det drejer sig om undersøgelser af studerende uden en arbejdsgiveraftale, og undersøgelser som Søfartsstyrelsen har påkrævet.

En søfarende, der enten medbringer et brev, hvor vedkommende er pålagt at gennemgå en ny lægeundersøgelse, vil have modtaget, og kan fremvise et brev fra Søfartsstyrelsen om, at vedkommende er påkrævet denne undersøgelse. I disse tilfælde skal der krydses af i indberetningsskemaet.

Hvis den søfarende er studerende, skal den søfarende spørges ind til, om vedkommende har en arbejdsgiver aftale, og den studerende skal kunne fremvise et optagelsesbrev fra en godkendt maritim uddannelsesinstitution.
Hvis den søfarende ikke har en arbejdsgiver aftale, skal der krydses af i indberetningsskemaet.

Hvordan betaling for en lægeundersøgelse kommer fra Søfartsstyrelsen
På baggrund af søfartslægens indberetning, overfører Søfartsstyrelsen betalingen for disse. Derefter fremsender Søfartsstyrelsen honorarbreve med jævne mellemrum (cirka en gang om måneden).
I honorarbreve vil der ofte fremgå flere statsbetalte lægeundersøgelser.

 

Læg mærke til at betalingskravet i feltet ændrer sig.
Når felterne er udfyldt, så kan du forsætte til næste side.

Særligt om betaling for Chester Step Test

Om betalingsfastsættelse for Chester Step Test
Søfartslæger kan tage særskilt betaling for Chester Step Test.
Det er op til den enkelte søfartslæge at fastsætte en rimelig pris for denne test.

Chester Step Test ved arbejdsgiver eller selvbetalte undersøgelser
Har en søfartslæge undersøgt en søfarende, og efter bilag 4 har fundet det nødvendigt at anvende Chester Step Test, skal søfartslægen fakturere særskilt for dette og krydse af i feltet om ”Chester Step Test”.
Chester Step Test-feltet findes på indberetningsformularen i afsnittet før ”egnet til skibstjeneste”.
Udgifterne til Chester Step Testen skal ligeledes afholdes af reder, på samme måde som ved øvrige lægeundersøgelser. Søfartslægen bør vejlede den søfarende om dette.

Chester Step Test ved statsbetalte lægeundersøgelser
Skal Søfartsstyrelsen betale for den fysiske test, skal søfartslægen fremsende en særskilt faktura for Chester Step Test til Søfartsstyrelsen. På fakturaen skal være noteret personhenførbare oplysninger, der fortæller hvilken søfarende fakturaen vedrører.
Ligeledes er det vigtigt, at der er krydset af i Chester Step Test-feltet.

Undersøgelsen uden Chester Step Test vil blive betalt som normalt, mens betaling for Chester Step Test vil foregå separat.

Søfartsstyrelsen kan ikke betale for andre fysiske tests end Chester Step Test.