Synet består af en række moduler, som udføres i den rækkefølge, der passer bedst med skibets drift. Nogle moduler gennemføres løbende under hele synet – fx samtalerne med forskellige besætningsmedlemmer om søulykke, arbejdsmiljø, MLC og ISM. Modulerne består af et opstartsmøde, tema om søulykke og arbejdsmiljø, operativ øvelse, vedligehold, tekniske tests, certifikater og et afslutningsmøde.
Opstartsmøde
Synet starter med et opstartsmøde, hvor skibsinspektørerne, skibsledelsen og besætningen er til stede. På mødet aftales den endelige plan og rammerne for synet, herunder fx scenariet for den planlagte operative øvelse, tidspunkter for tekniske tests (fx blackouttest og sprinklertest) og besætningens involvering.
Rederiet skal planlægge minimum en operationel øvelse, som tager udgangspunkt i årets tema. Rederiet har ansvaret for planlægning, afholdelse og udførelse af øvelsen, og den skal afspejle, hvordan rederiet arbejder med sikkerhed til dagligt. Efter øvelsen skal besætningen evaluere øvelsen, for at Søfartsstyrelsen kan vurdere rederiets sikkerhedsledelse i praksis.
Bemærk, at en teknisk test som fx udsætning af en redningsbåd ikke betragtes som en operativ øvelse. En operativ øvelse skal kunne verificere besætningens effektivitet, kommunikation, interaktion og fortrolighed med håndtering af udstyret under hensyntagen til skibets procedurer og den menneskelige faktor. En teknisk test er afprøvning af udstyr for at påvise korrekt operation og funktion af udstyret.
Rundtur på skibet
Efter opstartsmødet går skibsinspektørerne typisk rundt på skibet og taler med besætningsmedlemmerne på deres vante arbejdssted. Det kan fx være en samtale med en skibsassistent, som er ved at male, en cateringassistent, som er ved at gøre rent, eller en styrmand, som har vagt på broen. Samtalerne med besætningsmedlemmerne tager udgangspunkt i de enkelte personers arbejdsområde og ansvar og kan fx omhandle arbejdsmiljø (kemikalier, tunge løft eller fald), søulykker, vedligehold, arbejdsvilkår (MLC) samt certificering, uddannelse og træning.
Derudover afholdes den operative øvelse og tekniske tests ved stikprøvekontrol. De tekniske tests kan bl.a. være blackout-test, test af nødlys, batterier, alarmer, højttalere, branddøre, pumper, nødgenerator, sprinklertest, udsætning af redningsbåde, hurtiggående mand-over-bord-båd (FRB) og mand-over-bord-båd (MOB). De tekniske tests kan med fordel indarbejdes som et element i den operative øvelse.
Afslutningsmøde
På det afsluttende møde får rederiet en rapport, der bl.a. består af en samlet evaluering, hvor der lægges lige så meget vægt på de forhold om bord, der fungerer godt, som på de forhold, hvor noget kan blive bedre. Evalueringen diskuteres med besætningen.
Evalueringen består af følgende punkter:
- Besætningens håndtering af søulykke (kompetencer og kvalitet af øvelser og træning)
- Sikkerhedsledelse og –kommunikation (hvordan er sikkerhedskulturen om bord?)
- Styring af vedligeholdelse
- Rapporten indeholder også evt. krav og afvigelser, som måtte være fundet under synet.